Cómo crear un evento en línea en 2020

Separados por pantallas, unidos en el propósito

2020 es el año de los encuentros virtuales. No fue diferente para la Reunión Técnica Mundial "Reimaginar el voluntariado para la Agenda 2030". Más de 4.000 asistentes de 179 países se unieron para este debate en línea en medio de la pandemia mundial COVID-19.

Contribuciones energizantes y videos inspiradores llenaron los cuatro días del #GTM2020 del 13 al 16 de julio. A través de las contribuciones de los expertos, las diversas perspectivas y los paneles dinámicos, los asistentes viajaron a través de una serie de debates virtuales sobre el futuro del voluntariado y se comprometieron a un llamamiento colectivo a la acción hacia la Agenda 2030.

De las ideas a la realidad

Miles de personas asistieron a este evento global desde la comodidad de sus hogares, a través del Zoom. Para hacer esto realidad, los Voluntarios de las Naciones Unidas se unieron al CIFOIT. Se necesitaron una serie de complejas piezas de rompecabezas, desde instructores de alto nivel y facilitadores de seminarios web hasta técnicos de vídeo y expertos en medios sociales para transformar las plataformas basadas en la tecnología en un compromiso centrado en el ser humano.

Así es como lo hicimos.

"Los seminarios web nunca serán lo mismo que las sesiones presenciales. Se debe crear un ritmo. Cada 10 minutos, algo cambia. Intente aplicar algunos de los métodos que usas en el aula".

- Alessia Messuti, Oficial de programa

Consejo 1: Armonizar los facilitadores y formadores de los seminarios web

Nuestros equipos estaban físicamente distantes, pero tecnológicamente unificados. Un equipo de filmación en vivo en Bonn, Alemania, estaba directamente relacionado con las operaciones de coordinación en Turín, Italia. Cada uno de los oradores fue actualizado en tiempo real sobre sus intervenciones, los seis paneles y las cinco sesiones regionales fueron facilitadas por expertos en formación para atraer a miles de asistentes, y los seis intérpretes de idiomas se sincronizaron de forma consistente a lo largo del evento.

Pasos para el éxito:

Adaptar un programa completo a un evento mundial en línea a través de múltiples zonas horarias
Establecer formularios de inscripción y listas de participantes en línea
Contrata a periodistas profesionales para presentar y moderar las sesiones
Formar un grupo de facilitadores y moderadores en línea
Crear instrucciones visuales para fomentar la interacción con la audiencia
Preparar y empaquetar la documentación de cada sesión para informar a los asistentes

"Usar la comunicación visual en estos eventos es fundamental. Siempre trabajamos para mantener un alto nivel de participación de la audiencia y garantizar un sentimiento real, en persona."

- Paolo Spadavecchia, Productor de video

Consejo 2: Unir a los expertos en videografía dinámica y comunicaciones

Un evento totalmente virtual requiere un equipo de expertos en tecnología. El equipo de producción jugó un papel activo antes, durante y después del evento. La edición de los discursos pregrabados y la animación de los videos informativos permitieron una coordinación fluida de la transmisión en vivo. El tiempo de reacción rápido y la emisión orientada a los detalles fueron las claves para ofrecer un evento global de alta calidad, de forma remota.

Pasos para el éxito:

Enlace con la WebTV de las Naciones Unidas para el acceso mundial
Coordinar las sesiones pregrabadas con la transmisión en vivo
Diversificar los formatos de vídeo atractivos para las animaciones, las charlas relámpago y los discursos al estilo de TED
Escribir los storyboards y editar el contenido de los videos de inspiración
Agilizar el proceso para crear un video de recapitulación en tiempo real

"Los eventos virtuales globales disminuyen nuestra huella de carbono, mientras que aumentan nuestra huella intelectual. Vinculamos las mentes a través de las culturas como nunca antes".

- Delphine Dall’Agata, Redactora

Tip 3: Work with innovative social media creators and writers

Consejo 3: Trabajar con creadores y escritores innovadores de medios sociales

Para crear una rumor en torno al evento, implementamos una campaña en los medios sociales para fomentar la acción colectiva. El impacto fue global. El evento hashtag #voluntarioSDGs llegó a más de 2,5 millones de personas entre junio y julio de 2020. Los posts de Facebook generaron 10.647 compromisos totales y 9.215 likes, y los posts de Twitter atrajeron 21.659 compromisos totales y 2.198 retweets. El registro y la participación se maximizaron a través de mensajes y mensajes estratégicos de los medios de comunicación.

Pasos para el éxito:

Elaborar un plan de comunicación para los mensajes clave y la identidad visual
Lanzar un comunicado de prensa para notificar a los medios de comunicación sobre el evento
Elaborar una estrategia y un calendario de medios sociales para aumentar el compromiso
Colaborar con los diseñadores y escritores para hacer realidad las ideas de los medios de comunicación.
Escribir una entrada en el blog para difundir el evento
Rastrear y medir el compromiso de los medios sociales en todos los canales
Diseñar un informe visual del evento para compartir el impacto